O que é o roteamento de e-mails?

O que é o roteamento de e-mails?

O roteamento de e-mails é o processo de garantir que as mensagens certas cheguem aos destinatários certos. Ele permite aos usuários enviar diferentes tipos de e-mails para contas separadas com base em critérios como o endereço ou departamento do destinatário.

Como funciona o roteamento de e-mails?

O roteamento de e-mails é um processo que ajuda a enviar mensagens de e-mail de uma caixa de entrada para outra. O e-mail opera essencialmente como um correio digital, a pessoa envia uma carta, ela passa por uma série de caminhões, e finalmente chega à caixa postal do destinatário. Em um contexto postal do mundo real, as pessoas e as empresas podem estabelecer várias diretrizes para determinar quais cartas são encaminhadas ou redirecionadas para quais pessoas. O roteamento de e-mails funciona da mesma forma.

O primeiro elemento do roteamento de e-mails é a relação entre o remetente e o destinatário. O roteamento baseado no remetente atribui um endereço de e-mail a contas de usuários individuais e os e-mails enviados de dentro dessa conta são roteados de acordo. Este tipo de sistema é normalmente usado quando um departamento dentro de uma organização usa seu próprio domínio (por exemplo, @SalesTeam-CompanyName.com) para enviar mensagens internas, mas outros departamentos (como @companyname.com) usam o nome de domínio primário de sua empresa.

Enquanto isso, o roteamento baseado no destinatário depende de filtros para determinar quais endereços devem receber que tipo de mensagem com base em certos critérios (tais como informações de contato). Quando uma mensagem é recebida por um servidor de filtro, ela compara o endereço de IP do remetente com a lista de destinatários conhecidos armazenados na memória ou em um banco de dados. Se corresponder a alguém que deveria receber esse tipo de mensagem, então a mensagem é filtrada e encaminhada para ele.

O segundo elemento do roteamento de e-mails é o caminho que um e-mail pode seguir. O roteamento de e-mails pode utilizar caminhos de encaminhamento em linha, diferidos ou em nível de transporte. O roteamento em linha une caixas de correio individuais dentro de um domínio em um "fluxo em linha". Um “fluxo em linha” é o sistema que move esse e-mail do remetente ao destinatário. O roteamento diferido envia todas as mensagens recebidas diretamente para uma caixa de correio especificada pelo remetente ou contato, ignorando quaisquer outras caixas de correio intermediárias e o encaminhamento de nível de transporte roteia todos os e-mails enviados por meio de um servidor de transporte específico em vez de sair pelo sistema de entrega geral na rede.

Por que o roteamento de e-mails é importante?

O roteamento de e-mails é importante porque garante que as mensagens certas cheguem às pessoas certas. O roteamento de e-mails agiliza a caixa de entrada e permite aos usuários enviar diferentes tipos de e-mails (como marketing, transacional ou administrativo) para contas separadas com base em critérios como o endereço ou departamento do destinatário.

Para empresas: as organizações preferem diferentes endereços de e-mail para diferentes tipos de consultas, mas têm dificuldade de controlar os destinatários desses e-mails. À medida que a empresa evolui, o mesmo acontece com os tipos de consultas. Ao configurar rapidamente caixas de correio e aliases, as empresas podem aumentar a eficiência comercial e aumentar a produtividade.

Para usuários individuais: o roteamento de e-mails permite às pessoas criar endereços personalizados para várias necessidades, de modo que não compartilhem endereços de e-mail privados com boletins informativos, empresas ou sites de comércio eletrônico. O roteamento de e-mails reduz a desordem e pode proteger os usuários de e-mails de marketing excessivos.

Para famílias: com um domínio específico da família, os usuários podem criar endereços personalizados para cada membro da família ou para fins específicos, tais como endereços personalizados para contas domésticas.

Quais são as diferentes maneiras de usar o roteamento de e-mails?

Há várias maneiras de usar o roteamento de e-mails. Abaixo estão apenas algumas:

1. Automatizar ações com gatilhos: enviar automaticamente certas mensagens a destinatários específicos com base em condições pré-determinadas. Isto pode economizar tempo garantindo que mensagens importantes cheguem às pessoas certas no momento certo sem ter que procurar através das caixas de entrada.
2. Criar filtros personalizados: criar filtros personalizados para a correspondência recebida, de modo que somente os e-mails que os usuários desejam ver apareçam em suas caixas de entrada. Isto permite que os usuários gerenciem sua carga de correio de forma mais eficaz.
3. Configurar as regras da caixa postal: para especificar como o correio recebido deve ser tratado, por exemplo, arquivado imediatamente, enviado diretamente para outra pasta, ou apagado completamente.
4. Configurar as configurações do servidor: definir as configurações para que os e-mails enviados passem por vários serviços antes de chegar ao destino final.Isto pode ajudar a garantir que a mensagem chegue a seu destino sem erros ou atrasos.
5. Segmentação do gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): Use a segmentação dos sistemas de CRM ou dados de clientes para criar campanhas de marketing direcionadas. Os usuários podem adaptar o conteúdo do e-mail a segmentos específicos de público com base em preferências exclusivas e histórico de interação.

A anatomia de um e-mail e como o roteamento de e-mails se encaixa

Descrição da imagem: esta imagem mostra a tecnologia por trás de um e-mail, incluindo o envelope e o corpo, e a compara a cartas postais tradicionais.

Um e-mail consiste do envelope, do cabeçalho e de seu corpo:

• O envelope faz parte do Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e informa aos servidores de onde o e-mail vem e onde ele deve ser entregue. É aqui que ocorre o roteamento de e-mails removendo o destinatário original e trocando ou adicionando o novo destinatário com base em regras de roteamento pré-determinadas.
• Os cabeçalhos contêm informações como o caminho de viagem da mensagem, data e endereços do remetente e destinatário, bem como outros metadados técnicos, como resultados de aprovação SPF, assinaturas DKIM e pontuações anti-spam. É aqui que as regras de roteamento de e-mails são refletidas.
• O corpo é onde fica a mensagem real do e-mail. Pode ser em texto simples ou HTML, e pode conter anexos de arquivos ou ser assinado e criptografado. Esta é a mensagem que é enviada para o destinatário correto com base nas configurações de roteamento de e-mail.

Para aprofundar em SMTP, veja um diagrama simplificado de como o protocolo SMTP funciona.

Descrição da imagem: este diagrama descreve como as três etapas de uma mensagem de e-mail se encaixam.

O que você vê em "protocolo SMTP" são considerados "verbos" com os quais o protocolo é compatível. O Cliente SMTP é o remetente, e o Servidor SMTP é o destinatário. Quando você programa protocolos de roteamento de e-mail, ele opera essencialmente no "RCPT To:". Este diagrama ilustra a jornada de um e-mail desde o envio até o destino.

Como a Cloudflare apoia o roteamento de e-mails?

O Cloudflare Email Routing é um serviço que atua como um roteador inteligente na camada de transporte e assegura que o SPF, DKIM e outros protocolos de segurança ou anti-spam permaneçam em vigor. Ele permite aos usuários da Cloudflare configurarem endereços de e-mail personalizados para seus domínios. As mensagens são recebidas, tratadas de acordo com as regras configuradas e entregues ao seu destino final. Saiba mais sobre o Cloudflare Email Routing.