Was ist E-Mail-Routing?

Was ist E-Mail-Routing?

E-Mail-Routing ist der Prozess, der sicherstellt, dass die richtigen Nachrichten an die richtigen Empfänger gelangen. Er ermöglicht Nutzern das Senden verschiedener Arten von E-Mails an separate Konten auf der Grundlage von Kriterien wie der Adresse oder der Abteilung des Empfängers.

Wie funktioniert E-Mail-Routing?

E-Mail-Routing ist ein Prozess, der dabei hilft, E-Mail-Nachrichten von einem Posteingang zum anderen zu senden. E-Mail funktioniert im Grunde wie ein digitales Postamt. Der Absender schickt einen Brief ab, der dann durch eine Reihe von Lkws transportiert wird und schließlich im Briefkasten des Empfängers landet. Bei der klassischen Post können Privatpersonen und Unternehmen verschiedene Richtlinien festlegen, die bestimmen, welche Briefe an welche Personen geleitet oder umgeleitet werden. Das Routing von E-Mails funktioniert ebenso.

Das erste Element des E-Mail-Routings ist die Beziehung zwischen dem Absender und dem Empfänger. Beim absenderbasierten Routing wird einzelnen Nutzerkonten eine E-Mail-Adresse zugewiesen und die von diesem Konto aus gesendeten E-Mails werden entsprechend geroutet. Diese Art von System wird in der Regel verwendet, wenn eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens ihre eigene Domain (z. B. @Vertriebsteam-Firmenname.com) für den Versand interner Nachrichten verwendet, während andere Abteilungen (z. B. @firmenname.com) den primären Domainnamen ihres Unternehmens verwenden.

Das empfängerbasierte Routing stützt sich dagegen auf Filter, die anhand bestimmter Kriterien (z. B. Kontaktinformationen) bestimmen, welche Adressen welche Art von Nachricht erhalten sollen. Wenn ein Filterserver eine Nachricht empfängt, vergleicht er die IP-Adresse des Absenders mit der im Arbeitsspeicher oder in einer Datenbank gespeicherten Liste der bekannten Empfänger. Wenn sie mit einer Person übereinstimmt, die diese Art von Nachricht erhalten sollte, wird die Nachricht gefiltert und an diese Person weitergeleitet.

Das zweite Element des E-Mail-Routings ist der Weg, den eine E-Mail nehmen kann. Das E-Mail-Routing kann Inline-, Deferred- oder Transport-Level-Weiterleitungen verwenden. Beim Inline Routing werden einzelne Postfächer innerhalb einer Domain zu einem „Inline Flow“ zusammengefasst. Ein Inline-Flow ist das System, in dem die E-Mail vom Absender zum Empfänger befördert wird. Deferred Routing sendet alle eingehenden Nachrichten direkt an ein vom Absender oder Kontakt angegebenes Postfach und umgeht alle anderen Postfächer, die dazwischen liegen. Die Weiterleitung auf Transportebene routet alle E-Mails, die über einen bestimmten Transportserver gesendet werden, anstatt über das allgemeine Zustellungssystem im Netzwerk zu gehen.

Warum ist E-Mail-Routing wichtig?

E-Mail-Routing ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die richtigen Nachrichten an die richtigen Personen gelangen. Das E-Mail-Routing optimiert den Posteingang und ermöglicht Nutzern das Senden verschiedener Arten von E-Mails (z. B. Marketing-, Transaktions- oder Verwaltungs-E-Mails) an verschiedene Konten auf der Grundlage von Kriterien wie der Adresse oder Abteilung des Empfängers.

Für Unternehmen: Unternehmen bevorzugen verschiedene E-Mail-Adressen für verschiedene Arten von Anfragen, können die Empfänger dieser E-Mails aber nur schwer kontrollieren. Wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt, ändern sich auch die Arten von Anfragen. Durch die schnelle Konfiguration von Postfächern und Aliasen können Unternehmen die Geschäftseffizienz verbessern und die Produktivität steigern.

Für private Nutzer: Das E-Mail-Routing erlaubt es Privatpersonen, benutzerdefinierte Adressen für eine Vielzahl von Anforderungen zu erstellen, so dass sie private E-Mail-Adressen nicht mit Newslettern, Unternehmen oder E-Commerce-Websites teilen müssen. E-Mail-Routing reduziert das Durcheinander und kann Nutzer vor übermäßigen Marketing-E-Mails bewahren.

Für Familien: Mit einer familienspezifischen Domain können Nutzer benutzerdefinierte Adressen für jedes Familienmitglied oder für bestimmte Zwecke erstellen, z. B. benutzerdefinierte Adressen für Haushaltsrechnungen.

Wie kann man E-Mail-Routing nutzen?

Es gibt eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten für E-Mail-Routing. Nachfolgend finden Sie nur einige davon:

1. Aktionen mit Auslösern automatisieren: Automatisches Absenden bestimmter Nachrichten an bestimmte Empfänger auf der Grundlage vorher festgelegter Bedingungen.So lässt sich Zeit sparen, weil wichtige Nachrichten die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen, ohne den Posteingang durchforsten zu müssen.
2. Benutzerdefinierte Filter erstellen: Einstellen von benutzerdefinierten Filtern für eingehende E-Mails, sodass nur die E-Mails im Posteingang erscheinen, die der Nutzer sehen möchte.So können Nutzer ihr E-Mail-Volumen effektiver verwalten.
3. Mailbox-Regeln einrichten: Um festzulegen, wie eingehende E-Mails behandelt werden sollen, z. B. sofort ablegen, direkt an einen anderen Ordner senden oder komplett löschen.
4. Servereinstellungen konfigurieren: Konfigurieren von Einstellungen, damit ausgehende E-Mails mehrere Dienste durchlaufen, bevor sie das endgültige Ziel erreichen.So können Sie sicherstellen, dass die Nachricht ihr Ziel ohne Fehler oder Verzögerungen erreicht.
5. Customer Relationship Management (CRM) segmentieren: Nutzen Sie die Segmentierung aus CRM-Systemen oder Kundendaten, um gezielte Marketingkampagnen zu erstellen.Nutzer können den Inhalt von E-Mails auf bestimmte Zielgruppensegmente zuschneiden, basierend auf individuellen Präferenzen und Interaktionverlauf.

Die Anatomie einer E-Mail – und die Rolle des E-Mail-Routings

Bildbeschreibung: Dieses Bild zeigt die Technik, die hinter einer E-Mail steckt, einschließlich des Umschlags und des Textes, und vergleicht sie mit Briefpostsendungen.

Eine E-Mail besteht aus dem Umschlag, dem Header und dem Textkörper:

• Der Umschlag ist Teil des Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) und teilt den Servern mit, woher die E-Mail kommt und wohin sie zugestellt werden soll. Hier findet das E-Mail-Routing statt, indem der ursprüngliche Empfänger entfernt und der neue Empfänger auf der Grundlage vorgegebener Routing-Regeln umgeschaltet oder hinzugefügt wird.
• Die Header enthalten Informationen wie den Pfad der Nachricht, das Datum, die Absender- und Empfängeradressen sowie andere technische Metadaten wie SPF-Pass-Ergebnisse, DKIM-Signaturen und Anti-Spam-Bewertungen. Hier spiegeln sich die Regeln für das E-Mail-Routing wider.
• Der Textkörper enthält die eigentliche Nachricht der E-Mail. Sie kann in Klartext oder HTML verfasst sein und kann Dateianhänge enthalten oder signiert und verschlüsselt sein. Dies ist die Nachricht, die auf der Grundlage der E-Mail-Routing-Konfigurationen an den richtigen Empfänger gesendet wird.

Wenn Sie mehr über SMTP erfahren möchten, sehen Sie sich ein vereinfachtes Diagramm der Funktionsweise des SMTP-Protokolls an.

Bildbeschreibung: Dieses Diagramm zeigt Ihnen, wie die drei Schritte einer E-Mail-Nachricht zusammenpassen.

Was Sie unter „SMTP-Protokoll“ sehen, sind die „Verben“, die das Protokoll unterstützt. Der SMTP-Client ist der Absender, und der SMTP-Server ist der Empfänger. Wenn Sie E-Mail-Routing-Protokolle programmieren, funktionieren diese im Wesentlichen nach dem Schema „RCPT To:“. Dieses Diagramm veranschaulicht den Weg einer E-Mail vom Absender zum Empfänger.

Wie unterstützt Cloudflare das E-Mail-Routing?

Cloudflare Email Routing ist ein Service, der wie ein intelligenter Router auf der Transportebene agiert und dafür sorgt, dass SPF, DKIM und andere Sicherheits- oder Anti-Spam-Protokolle bestehen bleiben.Er ermöglicht es Nutzern von Cloudflare, benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für ihre Domains einzurichten. Die Nachrichten werden empfangen, gemäß den konfigurierten Regeln behandelt und an ihr endgültiges Ziel zugestellt. Erfahren Sie mehr über Cloudflare Email Routing.